STAF GUDANG

JOB DESK

1. Menerima Barang Masuk (Buku datang dari percetakan)

2. Menghitung buku yang baru datang

3. Menerima paket yang datang

4. Menghitung stok paket yang datang

5. Membersihkan & Merapikan Rak

6. Packing Paket

7. Chat Kurir Jemput Paket

8. Balas Chat Di Shopee Untuk Klaim Bonus Setiap Ada Pembelian

9. Posting Vidio Dishope 3x sehari

10. Chat & Cek Paket Bermasalah

11. Merespond komplain customer di shoppe

12. Selalu mengecek Chat yang masuk di Shopee, Tokopedia,

13. Balas Semua Chat yang masuk di Shopee, Tokopedia

14. Naikkan produk per 4 jam sekali di Shopee bookstore dan makasar

15. Cetak Resi Orderan

16. Kirim foto buku di Grup Laporan di WA setiap hari

17. Kirim Foto Testimoni ke Grup Testimoni di Telegram

18. Chat customer untuk klaim bonus di shope makasar

19. Masukan testimoni di IG

20. Bersihkan buku dan susun yang kuning. Pisahkan dengan yang masih bagus

21. Laporan harian, mingguan & bulanan untuk update produk

GADIS TURATEA PUBLISHING

Standard Operating Procedure — Staf Gudang & Toko

Period : 2025

SOP STAF GUDANG & TOKO

SOP MASUK KANTOR

1. Bersih-bersih buku & Rak buku

1.1 Memastikan tidak ada buku yang terlewat untuk dibersihkan setiap hari

1.2 Memastikan tidak ada debu yang masih menempel di buku dan di Rak buku karena akan membuat buku menjadi kuning

1.3 Memastikan buku selalu rapi dan berada di tempatnya    

1.4 Buku tidak menempel di dinding/tembok

SOP MENJAGA & MERAWAT BUKU

2. Menjaga & Merawat Buku

2.1 Tidak ada buku yang plastiknya terbuka

2.2 Plastik buku yang terbuka, harus dipress kembali menggunakan Plastik baru dan mesin pemanas untuk menjaga agar buku tidak rusak dan kuning. Atau antar ke Percetakan untuk dipress kembali.

2.3 Tidak ada buku yang cacat/rusak

2.4 Tidak ada buku yang jatuh ke lantai

2.5 Buku yang rusak/cacat/lecet, dilaporkan ke Koordinator/Manager dan berikan alasan mengapa bisa rusak atau lecet

2.6 Buku yang rusak/lecet dipisahkan dari rak buku yang bagus

SOP BUKU BARU DATANG

3. Buku datang dari Percetakan

3.1 Menghitung buku yang datang

3.2 Menaruh buku di Rak dengan hati-hati

3.3 Menginput jumlah stok buku ke laptop

3.4 Melaporkan jumlah buku yang baru datang ke Grup WA Kuning

3.5 Ttd untuk tanda terima

3.6 Susun buku buku dan kasih Gel dipingir buku agar tidak kuning

3.7 Buku yang plastiknya sobek langsung dipisahkan dan ditaruh di rak paling bawah

3.8 Dahulukan untuk mengeluarkan (mengirim) buku-buku yang plastiknya sobek sedikit. Agar tidak tersimpan lama di rak dan akan semakin rusak.

3.9 Jika ada buku yang cacat (buku sobek, terkena lem, dll) langsung dipisahkan dari buku yang bagus.

3.10 Melaporkan buku yang cacat tersebut kepada Koordinator, Manager, atau Ibu Pimpinan.

SOP AMPLOP/BONUS/PAKET YANG DATANG

4. Amplop packing datang

4.1 Unboxing Paket (Buat vidio unboxing lalu hapus jika paketnya sudah pas dan tidak ada kekurangan)

4.2 Menghitung jumlah paket yang datang.

4.3 Kirim laporan jumlah paket ke Grup WA Kuning

4.4 Jika ada kekurangan/kelebihan/kerusakan, langsung lapor ke Koordinator agar segera melakukan pengembalian barang dan koordinasi kepada pemilik barang (seller).

4.5 Menaruh Amplop di tempatnya dengan rapi.

SOP BONUS/PAKET YANG DATANG

5. Bonus datang

5.1 Unboxing Paket (Buat vidio unboxing lalu hapus jika paketnya sudah pas dan tidak ada kekurangan)

5.2 Menghitung jumlah paket yang datang.

5.3 Kirim laporan jumlah paket ke Grup WA Kuning

5.4 Jika ada kekurangan/kelebihan/kerusakan, langsung lapor ke Koordinator agar segera melakukan pengembalian barang dan koordinasi kepada pemilik barang (seller).

5.5 Menyusun dengan rapi bonus tersebut pada tempatnya sesuai kotaknya masing-masing.

5.6 Kartu ucapan seperti THANK YOU CARD, DEAR READERS, & QOUTE, itu order di luar. Setelah itu datang, langsung dirapikan dan di simpan pada kotaknya masing-masing.

5.7 Melaporkan paket kartu ucapan yang datang—ke Grup WA kuning tanpa menghitung jumlahnya.

SOP PACKING

6. Packing buku

6.1 Packing buku jam 11/12 siang dan jam 4 sore. (Kurir jemput paket bisanya jam 4:30).

6.2 Print Resi Masal dari Shopee/Tiktoshop/Tokped

6.3 Croscek Resi fisik dengan orderan buku yang ada di Shopee/Tiktoshop/Tokped

6.4 Pisahkan Resi sesuai dengan judul buku masing-masing. Dan pisahkan resi yang order buku dengan paket BUNDLING.

6.5 Ambil buku di rak sesuai dengan Resi yang sudah dipisahkan tadi

6.6 Tempel resi di Amplop

6.7 Masukkan buku dan Gel ke amplop (untuk yang order 2-3 buku 1 pcs gel)

6.8 Sebelum Amplop packing direkatkan, mengecek kembali kesesuaian judul buku yang ada di RESI dengan judul buku yang ada di Amplop. Memastikan bukunya sama.

6.9 Memastikan tidak ada kesalahan judul buku saat packing. Jika ada yang salah kirim buku, berarti SOP ini tidak dijalankan dengan baik.

6.10 Sebelum amplop direkatkan, masukkan buku sampai mentok agar buku tidak bergeser saat dalam perjalanan/pengirirman

6.11 Memastikan buku dikirim dalam kondisi baik dan tidak cacat

6.12 Setelah packing satu judul buku di atas, barulah packing untuk buku bundling dan buku-buku yang lainnya. (Buku yang paket BUNDLING, harus dipisahkan ketika packing agar meminimalisir kesalahan).

6.13 Jika customer request tidak ingin menampilkan judul bukunya di RESI, maka sebelum RESI ditempel, gunting RESI pada bagian judul buku.

SOP REQUEST KARTU UCAPAN

7. Request kartu ucapan

7.1 Meminta customer untuk mengirimkan isi dari kartu ucapan tersebut lewat chat shopee.

7.2 Setelah dikirim, edit kartu ucapan tersebut di CANVA sesuai dengan template yang sudah disediakan.

7.3 Print kartu ucapan

7.4 Masukkan ke dalam amplop buku sesuai pesanan

NOTE: Jika ada yang ingin order kartu ucapan tetapi bukunya sudah diorder duluan, maka langsung arahkan untuk transfer sesuai dengan harga kartu ucapannya yaitu 10 ribu. Suruh transfer ke shopee Gadisturatea Book Store. Tunggu customer bayar. Jika sampai sore belum bayar, Follow Up (ditunggu transferannya sampai jam 4 agar pesannanya dapat dikirim hari ini juga ya ukh. Jika belum bayar juga sampai besok, tetap kirim orderan yang dia pesan tanpa orderan kartu ucapan.

SOP SETELAH PACKING

8. Setelah Packing

8.1 Menyusun semua paket yang sudah dipacking

8.2 Menghubungi kurir

8.3 Menghitung jumlah paket

8.4 Memfoto paket sebelum diserahkan ke kurir, lalu kirim ke Grup Laporan dan Grup Kuning

8.5 Serah terima dengan kurir langsung dan menyebutkan jumlah paketnya ke kurir

SOP PENGIRIMAN

9 Paket dikirim ke Customer

9.1 Memastikan paket dikirim dalam keadaan baik, dan rapi

9.2 Memastikan paket sampai ke Customer dengan aman

9.3 Memastikan paket tidak ada kendala (cek paket yang sudah dikirim shopee seperti tertahan alamat salah, yang diback up oleh lion agar sampai tepat waktu)

9.4 Untuk orderan manual di WA setelah paket dikirim, minta nomor resi ke ekspedisi IDE, lalu berikan kepada CS.

9.5 Meminimalisir tidak ada paket yang return (mencocokkan judul buku yang ada di resi, pilih buku yang bagus atau tidak kuning, setelah buku dikirim, pantau perjalanan paket dengan melacak nomor resi. Jika paketnya tertahan hubungi admin expedisi)

9.6 Memastikan paket sampai ke Customer tepat waktu.

SOP MENGHITUNG STOK BUKU

10 Stok Buku

10.1 Memastikan jumlah buku masing-masing judul, tidak kurang dari 50 pcs.

10.2 Memastikan stok buku selalu ready dan siap kirim.

10.3 Memastikan stok buku di Makassar selalu ready dan tidak kosong.

10.4 Selalu mengecek ketersediaan stok di Jambi & Makassar

10.5 Mengupdate setiap hari stok buku di toko online (Shopee/Tiktok/Tokped) minimal 20-30 stok

10.6 Jika buku sudah menipis, kurang dari 100 pcs, laporkan ke Koordinator untuk dilaporkan ke atasan agar segera dicetak ulang

10.7 Selalu menghitung jumlah stok buku fisik setiap akhir bulan.

10.8 Memastikan stok buku di RAK, dan di laporan harian, selalu BALANCE setiap akhir bulan.

10.8 Mengupdate setiap hari jumlah buku yang keluar.

SOP SHOPEE

11 Shopee

11.1 Naikkan produk setiap 4 jam sekali

11.2 Posting video 3 x sehari (posting video buku saja dan videonya ambil di grup telegram)

11.3 Balas chat yang masuk di shopee dengan cepat (fast respon)

11.4 Atasi kendala customer jika paketnya belum sampai  

11.5 Setelah paket dikirim, besoknya chat customer yang order untuk klaim bonus di WA

11.6 Balas dan SS penilaian positif (testimoni) di shopee dan kirim ke grup testimoni 5-10 setiap hari

11.7 Blokir penilaian yang dibawah bintang 4

11.8 Dilarang klik link yang masuk ke chat shopee

SOP TIKTOK SHOP & TOKOPEDIA

12 Tiktok Shop

12.1 Proses orderan yang masuk

12.2 Mengirim paket sesuai SOP di atas

12.3 Balas chat yang masuk setiap hari dengan cepat

12.4 Setelah paket dikirim, besoknya chat customer yang order untuk klaim bonus di WA

12.5 Blokir customer yang retun paket

12.6 Atasi kendala customer jika paketnya belum sampai  

12.7 Dilarang klik link yang masuk ke chat

SOP PENGIRIMAN MAKASSAR

13 Kirim buku ke Makassar

13.1 Minta rincian stok ke admin Makassar sebelum bukunya di packing

13.2 Kirim buku setiap awal bulan ke Makassar 15-30 kg kartu ucapan, dll

13.3 Krim buku ke Alamat Baraka yang ada di Gowa.

Nama: Baraka Cabang GOWA, Alamat Jl. Andi Tonro No.7B, RT.002/RW.004, Bonto Bontoa, Kec. Somba Opu, Kabupaten Gowa, Sulawesi Selatan 92111. No. Hp : 082189481991

13.4 Antar buku ke Ekspedisi Baraka

13.5 Catat laporan pengiriman buku ke Makassar

SOP MENCATAT LAPORAN

14 LAPORAN

14.1 Mengisi laporan harian

14.2 Mengisi laporan stok keluar & masuk

14.3 Mengisi laporan buku ke Makassar

14.4 Mengisi laporan mingguan di Grup Laporan

14.5 Mengisi laporan bulanan

STANDAR KUALITAS PEKERJAAN

1. Komplain 0

2. Return paket karena salah kirim buku 0

3. Kesalahan pengiriman buku 0

4. Paket return karena rusak 0

5. Buku bersih dan tidak ada yang rusak

STANDAR KUALITAS PEKERJAAN

1. Komplain 0

2. Return paket karena salah kirim buku 0

3. Kesalahan pengiriman buku 0

4. Paket return karena rusak 0

5. Buku bersih dan tidak ada yang rusak

CHECKLIST HARIAN

1. Mengirim paket tidak lebih dari 48 jam (selain lion parcel)

2. Sebelum kurir sampai di kantor, paket sudah harus siap / ready

3. Mengupdate stok dan mengosongkan stok yang sudah habis

4. Memantau perjalanan paket yang sudah dikirim

5. Menyelesaikan masalah/kendala pengiriman ke customer tidak lebih dari 7 hari

6. Packing yang rapi dan aman

7. Menjawab chat di shopeee tidak lebih dari 30 menit

8. Posting produk baru jika ada

9. Menaikkan produk di Shopee

10. Menjaga kebersihan dan kerapihan buku

11. Menjaga buku dari kerusakan

12. Performa balas chat tidak kurang dari 70% di shopeee