ONBOARDING

SOP & PANDUAN ONBOARDING KARYAWAN BARU

CV GADISTURATEA PUBLISHING

1. Tujuan Onboarding

• Memastikan karyawan baru memahami perusahaan, budaya kerja, aturan, sistem kerja, produk, SOP, dan tanggung jawab pekerjaannya.

• Membantu karyawan beradaptasi dengan lingkungan, perangkat, akun, grup komunikasi, dan alur kerja perusahaan.

• Memastikan proses pembelajaran berlangsung bertahap: memahami → dievaluasi → mempraktikkan → dievaluasi kembali.

• Menjadi pedoman bersama agar HRD, atasan/Owner, pendamping, dan karyawan baru memiliki alur onboarding yang jelas.

2. Prinsip Kerja Perusahaan

Perusahaan memili prinsip kerja Sederhana, Efektif, Profit (SEP).

Sederhana

Mencari cara paling mudah agar pekerjaan, pelayanan customer, dan strategi tidak berbelit-belit. 

Proses kerja sederhana, tidak bingung, komunikasi jelas, alur pengerjaan mudah dipahami 

Efektif

Memanfaatkan waktu dan sumber daya dengan sebaik mungkin. 

Fokus pada prioritas, mengurangi pekerjaan yang tidak menghasilkan, memanfaatkan sistem/teknologi, mengukur hasil. 

Profit

Setiap aktivitas bisnis perlu mendukung keuntungan agar operasional dan pertumbuhan perusahaan dapat berjalan. Fokus pada penjualan, edukasi, serta engagement konten, pekerjaan diupayakan berdampak pada penjualan, memperhatikan target dan margin. 

3. Pihak yang Terlibat dan Bertanggung Jawab

Atasan/Owner

Memberikan arahan kerja, standar hasil, penilaian, dan evaluasi bila diperlukan; memastikan karyawan memahami ekspektasi pekerjaan 

HRD

Menyiapkan kebutuhan onboarding, dokumen, perangkat/akun, menjelaskan proses awal, memastikan checklist berjalan, melakukan evaluasi dan mencatat hasil onboarding.

TIm Pendamping/PIC

Mendampingi praktik kerja sesuai penugasan, menunjukkan produk secara spesifik serta alur kerja yang benar, memberi koreksi, dan melaporkan perkembangan karyawan kepada HRD/Atasan. 

Karyawan Baru

Mengikuti seluruh proses onboarding, membaca dan memahami materi serta produk yang dpelajari, bertanya jika belum paham, mengerjakan latihan/praktik, serta menunjukkan pemahaman melalui evaluasi.

4. Persiapan H-1 (Sehari Sebelum Karyawan Masuk)

• HRD menyiapkan perangkat sesuai kebutuhan kerja: meja kerja, PC, HP, laptop, atau kebutuhan lainnya.

• HRD menyiapkan akun kerja yang diperlukan, seperti email, Cicle, Telegram, WhatsApp, dan akun/sistem lain sesuai posisi.

• HRD menyiapkan dokumen: Surat Kontrak, SOP Kerja, dan Lembar Checklist Onboarding.

• HRD memastikan seluruh akses, perangkat, dokumen, dan grup komunikasi sudah siap digunakan pada hari pertama.

• HRD memastikan tempat kerja dan kebutuhan dasar karyawan siap sehingga hari pertama dapat langsung digunakan untuk onboarding.

• Google Drive sudah terisi sesuai folder yang dibutuhkan, link penting perusahaan, dan SOP/alur kerja

5. Hari Pertama (PIC: Dara)

Tujuan: Karyawan mengenal perusahaan, memahami aturan dasar, sistemm kerja, produk, SOP umum, serta memiliki akses ke seluruh kebutuhan kerja.

• Karyawan baru membaca dan menandatangani Surat Kontrak

• HRD menjelaskan poin penting yang ada di Surat Kontrak

• Peraturan perusahaan sudah dibaca melalui web resmi perusahaaan (tools kerja apa saja)

• Print Budaya Perusahaan dan SOP

• Karyawan diantarkan ke meja tempat kerja dan alat kerjanya

• Praktekkan cara menghidupkan komputer ke karyawan

• Tunjukkan cara membuka dan apa saja yang dibuka untuk bekerja (email, Google Drive, folder link penting, web perusahaan)

• Masuk ke grup Telegram

• Jelaskan email masing-masing yang ada di link penting

• Beritahu aplikasi Cicle dan cara menggunakannya

• Jelaskan tools yang dipakai seperti: Canva, Google Drive untuk menyimpan folder.

• Form data karyawan sudah diisi dan diterima HRD

• Karyawan memahami budaya perusahaan dan mampu menjelaskannya kembali

• Karyawan memahami sistem kerja SEP dan mampu menjelaskannya kembali

• Karyawan sudah membaca dan memahami SOP

• Karyawan memahami jobdesk secara umum

• Karyawan mempelajari video modul / video training yang diwajibkan

• Pastikan kembali karyawan sudah bergabung ke seluruh grup kerja yang diperlukan

• Pastikan perangkat dan akun kerja sudah dapat digunakan

6. Hari Kedua (PIC:Dara)

• Karyawan mengikuti onboarding hari ke 2

• Tanya jawab mengenai profil dan budaya perusahaan

• Karyawan menjelaskan kembali aturan dan SOP umum dengan bahasanya sendiri.

• Karyawan menjelaskan prinsip SEP (Sederhana, Efektif, Profit) beserta contoh penerapannya.

• Mengenalkan tools sambil mempraktekkan tools kerja Cicle, Canva, Telegram, toolbar di chrome

• Memperkenalkan toko (Shopee, Mayar, Lynk, Scalev)

• Karyawan diperkenalkan dengan struktur organisasi (diprint)

• Karyawan belajar dan memahami tentang produk (file tentang produk diprint)

• Karyawan menjelaskan pengetahuan tentang produk secara umum dengan bahasanya sendiri

• Evaluasi dan menentukan materi yang perlu diulang dijelaskan.

7. Hari Ketiga (PIC: Windi)

• Karyawan sudah mengikuti praktik Hari 3

• Tanya jawab kembali untuk memahami dan memperjelas SOP yang sudah dibaca

• Memperkenalkan akun instagram kita dan target market audiens.

• Langsung evaluasi tentang pemahaman yang sudah di jelaskan.

• Menjelaskan ulang alur nya sesuai yang dipahami.

• Pastikan kembali karyawan sudah paham.

• Karyawan melihat contoh pekerjaan yang benar (diajarkan Head Marketing).

• Karyawan melakukan praktek dengan di damping PIC (Head Marketing).

• PIC (Head Marketing) memberikan koreksi secara langsung apabila terdapat kesalahan.

• Karyawan mencatat semua hal penting yang sudah di praktekkan dan dijelaskan oleh PIC (Head Marketing) selama praktek kerja.

• Evaluasi PIC (Head Marketing) terkait hasil praktik kerja (lembar checklist).

8. Hari Keempat (PIC: WIndi)

• Karyawan mengerjakan tugas sesuai alur SOP dengan pendampingan PIC (Head Marketing) yang mulai dikurangi.

• PIC (Head Marketing) mengecek ketepatan proses, komunikasi tim, kecepatan, dan hasil kerja.

• Kesalahan yang berulang dicatat oleh PIC (Head Marketing)untuk menjadi bahan evaluasi. Di laporkan ke HRD sebagai catatan pertimbangan.

• Karyawan diarahkan bekerja berdasarkan prinsip SEP konten.

9. Hari Kelima (PIC: Windi)

• Karyawan mengerjakan tugas sesuai alur SOP kerja dengan lebih mandiri.

• Atasan/PIC (Head Marketing) memantau hasil dan memberikan koreksi bila diperlukan.

• Karyawan menunjukkan kemampuan menjalankan tugas tanpa terus-menerus diarahkan.

• PIC (Head Marketing) mencatat progres karyawan terkait pekerjaan yang dibuat. (lembar cheklist)

• Hasil kerja dan kendala dicatat diberikan PIC (Head Marketing) ke HRD sebagai bahan evaluasi akhir minggu.

10. Hari Keenam (PIC: Dara & Windi)

• Owner/Atasan dan HRD melakukan evaluasi pemahaman dan praktik kerja.

• Menilai apakah karyawan memahami budaya, aturan, SOP, Job Desk, produk, dan alur kerja.

• Menilai kemampuan menjalankan pekerjaan, kualitas hasil, komunikasi, kedisiplinan, dan kemampuan menerima arahan.

• Menentukan materi atau keterampilan yang masih perlu diperbaiki.

• Evaluasi apakah siap kerja secara mandiri atau masih perlu pendampingan PIC (Head Marketing)

11. Format Evaluasi Onboarding

Budaya dan aturan

Memahami dan mampu menjelaskan kembali 

SEP

Mampu menjelaskan dan memberi contoh penerapan 

SOP & Jobdesk

Memahami alur dasar pekerjaan 

Produk

Memahami produk perusahaan secara umum 

Komunikasi

Mampu melakukan tugas dengan pendampingan 

Kedisiplinan

Komunikasi jelas dan mengikuti jalur yang ditentukan 

Respons Terhadap Arahan

Mau menerima koreksi dan melakukan perbaikan 

12. Catatan Penting Pelaksanaan

• Onboarding bukan sekadar pemberian materi. Pemahaman harus dibuktikan melalui penjelasan ulang, tanya jawab, dan praktik.

• Jika karyawan belum memahami suatu materi, materi tersebut perlu diulang sebelum masuk ke tahap berikutnya.

• Setiap evaluasi sebaiknya menghasilkan catatan yang jelas: apa yang sudah dikuasai, apa yang belum, dan apa tindak lanjutnya.

• Standar penilaian teknis yang spesifik mengikuti Job Desk dan SOP masing-masing posisi.