KOORDINATOR

Koordinator Marketing & Operasional

Jumi Lestari

Posisi : Koordinator 

Role : Menjadi orang yang dipercaya oleh Owner untuk bertanggung jawab mengatur Karyawan di kantor. Menggantikan posisi Owner jika Owner tidak ada di kantor.

JOB DESK

• Memimpin seluruh Karyawan yang ada di kantor

• Melakukan Briefing setiap hari dan memastikan seluruh Karyawan paham tugasnya masing-masing

• Memastikan seluruh karyawan bergerak ke arah yang sama yaitu menghasilkan penjualan

• Mengawasi pekerjaan tim CS

• Mengawasi pekerjaan tim konten

• Memantau penjualan & mengambil tindakan ketika penjualan sepi

• Membimbing dan mengajari tim

• Memperkenalkan budaya Perusahaan kepada tim

• Membuat laporan 

• Menyelesaikan semua masalah dan mencari solusi atas masalah yang ada di kantor

• Melakukan onboarding pada Karyawan Baru

SOP

Tujuan:
Memastikan seluruh tim bekerja secara disiplin, produktif, sesuai SOP, fokus pada target penjualan dan margin, serta memastikan setiap kendala segera ditangani.

A. MASUK KANTOR

Koordinator wajib memastikan sebelum pekerjaan dimulai:

1. Memastikan seluruh anggota tim hadir sesuai jam kerja.

2. Memastikan anggota tim sudah siap bekerja dan memahami pekerjaan yang harus diselesaikan hari itu.

3. Memastikan kondisi ruang kerja rapi, bersih, dan nyaman.

4. Memastikan seluruh alat kerja dalam kondisi aman dan dapat digunakan.

5. Mencatat keterlambatan, ketidakhadiran, atau kendala yang menghambat pekerjaan.

6. Memastikan pekerjaan prioritas hari tersebut sudah diketahui oleh masing-masing anggota tim.

Output:

• Kehadiran tim terpantau.

• Kondisi kantor siap digunakan.

• Pekerjaan prioritas sudah teridentifikasi.

B. BRIEFING PAGI

Briefing dilakukan sebelum tim memulai pekerjaan utama.

Materi briefing:

1. Memberikan motivasi dan semangat kepada seluruh tim.

2. Membahas masalah atau kendala yang terjadi pada hari sebelumnya.

3. Membahas pekerjaan yang belum selesai.

4. Menentukan pekerjaan yang menjadi PRIORITAS hari tersebut.

5. Menentukan pekerjaan yang bersifat URGENT/DARURAT.

6. Menanyakan progres pekerjaan masing-masing anggota tim.

7. Menanyakan kendala yang sedang dihadapi.

8. Menentukan solusi atau tindakan yang harus dilakukan.

9. Membahas target penjualan dan TARGET MARGIN.

10. Mengingatkan target leads yang harus dicapai.

11. Mengingatkan kembali tanggung jawab masing-masing anggota tim.

12. Memberikan arahan apabila terdapat kesalahan dalam pekerjaan.

13. Mengajarkan atau mengingatkan tim mengenai cara promosi yang benar.

14. Mengingatkan nilai dan budaya perusahaan.

15. Menyampaikan fokus utama perusahaan pada hari tersebut.

Prinsip briefing:

Singkat — Jelas — Fokus — Ada Tindak Lanjut.

Briefing tidak digunakan untuk membahas masalah panjang yang hanya melibatkan beberapa orang. Masalah khusus diselesaikan setelah briefing dengan pihak terkait.

Output:

• Setiap anggota mengetahui target dan tugasnya.

• Pekerjaan prioritas sudah ditentukan.

• Kendala utama memiliki PIC dan tindak lanjut.

C. PAGI — MONITORING

Setelah briefing, Koordinator bertugas memastikan pekerjaan benar-benar dijalankan.

Tugas:

1. Menulis dan menyimpan laporan hasil briefing (belum dilakukan untuk sementara)

2. Memantau laporan penjualan di hari sebelumnya.

3. Memantau pekerjaan seluruh anggota tim.

4. Memastikan setiap anggota bekerja sesuai SOP.

5. Mengecek progres pekerjaan masing-masing anggota (Siang & Sore)

6. Memastikan pekerjaan prioritas sudah dikerjakan.

7. Mengingatkan pekerjaan yang bersifat urgent/darurat.

8. Menangani kendala yang dapat diselesaikan di level koordinator.

9. Meneruskan masalah kepada atasan apabila berada di luar kewenangan koordinator.

10. Memastikan tidak ada pekerjaan penting yang terlewat.

11. Memantau aktivitas dan cara promosi tim di story WA, IG dan konten yang telah terposting.

Output:

• Laporan briefing tersedia.

• Laporan penjualan tersedia.

• Progres pekerjaan setiap anggota terpantau.

• Kendala memiliki tindak lanjut.

D. SIANG — KONTROL PRODUKTIVITAS

Koordinator melakukan pengecekan terhadap kualitas dan hasil kerja tim.

Tugas:

1. Memantau hasil kerja masing-masing anggota.

2. Memantau aktivitas dan cara promosi tim.

3. Memastikan promosi dilakukan sesuai strategi yang telah ditentukan.

4. Memastikan tim tetap produktif selama jam kerja.

5. Mengidentifikasi anggota yang mengalami hambatan atau penurunan produktivitas.

6. Memantau leads dan hasil follow-up.

7. Memantau penjualan dan order yang masuk.

8. Memastikan aktivitas promosi memberikan hasil yang dapat diukur.

9. Mengoreksi cara promosi apabila hasilnya tidak sesuai target.

10. Memastikan operasional berjalan tanpa hambatan.

11. Mengambil tindakan cepat terhadap pekerjaan yang mulai terlambat.

12. Mengecek bukti transfer, menghitung paket, dan mencocokkan yang ada di laporan penjualan untuk meminimalisir kecurangan.

Output:

• Progres target siang diketahui.

• Kendala teridentifikasi.

• Perbaikan pekerjaan dilakukan sebelum akhir hari.

E. SORE — CLOSING & EVALUASI HARIAN

Sebelum jam kerja berakhir, Koordinator memastikan seluruh pekerjaan penting hari tersebut selesai atau memiliki tindak lanjut yang jelas.

Tugas:

1. Memantau hasil penjualan hari tersebut.

2. Memantau hasil kerja seluruh tim.

3. Mengecek pekerjaan yang belum selesai.

4. Memastikan seluruh order diproses sesuai SOP.

5. Memastikan seluruh paket sudah dipacking dan siap dijemput kurir.

6. Mengingatkan tim packing untuk mengatur waktu shalat Ashar sehingga proses pengiriman tetap berjalan dengan baik.

7. Memastikan tidak ada order atau pekerjaan penting yang tertinggal.

8. Menghitung atau mengupdate pencapaian margin.

9. Membandingkan hasil hari tersebut dengan target.

10. Membuat laporan pencapaian target margin.

11. Mengirimkan laporan target margin ke Grup Cicle sesuai format yang telah ditentukan.

12. Mencatat pekerjaan yang harus dilanjutkan pada hari berikutnya.

Output:

• Status penjualan diketahui.

• Margin harian diketahui.

• Status order diketahui.

• Pekerjaan tertunda tercatat.

• Laporan harian tersedia.

F. PENGAWASAN DISIPLIN & PRODUKTIVITAS

Koordinator wajib:

1. Mengingatkan tim agar tidak membuang waktu selama jam kerja.

2. Memastikan waktu kerja digunakan untuk pekerjaan yang produktif.

3. Mengingatkan anggota yang tidak menjalankan SOP.

4. Memberikan teguran apabila terjadi pelanggaran SOP.

5. Memberikan apresiasi kepada anggota yang bekerja dengan baik dan maksimal.

6. Tidak membiarkan masalah kecil berlarut-larut.

7. Mengambil tindakan sesuai kewenangan.

8. Melaporkan masalah yang tidak dapat diselesaikan kepada atasan.

Prinsip:

Koordinator bukan hanya memantau pekerjaan, tetapi memastikan pekerjaan benar-benar selesai.

G. PENANGANAN MASALAH

Setiap masalah harus melewati alur:

IDENTIFIKASI → ANALISIS → SOLUSI → PIC → DEADLINE → FOLLOW UP

Koordinator wajib memastikan setiap masalah memiliki:

• Apa masalahnya?

• Siapa yang bertanggung jawab?

• Apa solusinya?

• Kapan harus selesai?

• Apakah sudah selesai?

Masalah yang tidak dapat diselesaikan oleh Koordinator wajib segera dilaporkan kepada atasan.

H. LAPORAN HARIAN

Setiap hari Koordinator memastikan tersedia:

1. Laporan Briefing

Berisi:

• Kehadiran

• Target hari ini

• Prioritas

• Kendala

• Solusi

• PIC

• Deadline

2. Laporan Penjualan

Berisi:

• Leads

• Order

• Penjualan

• Produk terjual

• Data penting lainnya

3. Laporan Margin

Berisi:

• Target margin

• Realisasi margin

• Selisih

• Keterangan jika target tidak tercapai

4. Laporan Kendala

Berisi:

• Masalah

• Penyebab

• Tindakan

• PIC

• Status

I. EVALUASI MINGGUAN

Setiap akhir pekan, Koordinator wajib merangkum kinerja seluruh tim.

Evaluasi minimal mencakup:

1. Kehadiran dan kedisiplinan.

2. Pencapaian target penjualan.

3. Pencapaian target leads.

4. Pencapaian margin.

5. Produktivitas masing-masing anggota.

6. Pekerjaan yang belum terselesaikan.

7. Kendala yang paling sering terjadi.

8. Kesalahan atau pelanggaran SOP.

9. Perbaikan yang perlu dilakukan.

10. Anggota yang memiliki performa baik.

11. Anggota yang membutuhkan pembinaan.

12. Prioritas dan target untuk minggu berikutnya.

Output:

LAPORAN EVALUASI MINGGUAN TIM

yang disampaikan kepada atasan.

J. INDIKATOR KEBERHASILAN KOORDINATOR

Koordinator dianggap menjalankan tugas dengan baik apabila:

• Tim hadir dan siap bekerja tepat waktu.

• Briefing berjalan efektif.

• Setiap anggota mengetahui tugas dan targetnya.

• Pekerjaan berjalan sesuai SOP.

• Kendala cepat diketahui.

• Kendala memiliki solusi dan PIC.

• Target leads terpantau.

• Penjualan terpantau.

• Margin terpantau.

• Order berjalan dengan baik.

• Tidak ada pekerjaan penting yang terlewat.

• Laporan harian lengkap.

• Evaluasi mingguan tersedia.

• Produktivitas tim terjaga.

PRINSIP UTAMA KOORDINATOR

LIHAT → CEK → ARAHKAN → TINDAK → FOLLOW UP → LAPORKAN

Koordinator tidak cukup hanya mengetahui bahwa suatu pekerjaan belum selesai.

Koordinator harus memastikan:

“Siapa yang mengerjakan, apa yang dilakukan, kapan selesai, dan apakah benar-benar sudah selesai?”

Prinsip kerja perusahaan:

SEDERHANA.
EFEKTIF.
PROFIT.

CATATAN UNTUK KOORDINATOR

• Menjelaskan pekerjaan kepada tim dengan singkat, padat & jelas. Tidak bertele-tele agar tim memahami apa yang dimaksud.

• Memimpin dengan gaya yang tegas. Bahwa apa yang diperintahkan, itu adalah hal yang wajib dilakukan oleh Karyawan. 

SOP ONBOARDING

1. Karyawan baru membuka Web Perusahaan dengan mengetik di google chrome www.gadisturatea.online

2. Mengevaluasi Karyawan baru di sore hari jam 4 atau jam 5 

SOP ONBOARDING

1. Membaca SOP, Budaya, Alur kerja & Modul

2. Menonton semua video CS

3. Memberikan pelatihan secara langsung menggunakan layar tancap untuk memperkenalkan toko, link penting, produk, alur closing, dll

4. Memeriksa chat CS baru setiap hari dengan memasukkan WA CS ke PC Jum

5. Memeriksa story CS dan mengevaluasi

6. Melihat bagaimana CS bekerja setiap hari.

7. Mengevaluasi CS dan membedah chat WA di hari ke 6 menggunakan layar tancap bersama CS.

8. Hari ke 6 sudah paham alur chat, alur closing & produk

Pada saat CS menonton video, itu harus mencatat